移転の流れ
賃貸事務所を移転する流れを抑えておきましょう。
■ステップ１―移転６ヶ月前
契約書を確認し、解約予告に関する項目を確認しておきましょう。解約する６ヶ月前には移転の連絡をするという契約になっているものが一般的です。早めの連絡が良いですが、正式に解約予告を通知する時期は、移転先のオフィスが決まってから提出することが一般的のようです。
■ステップ２－移転５ヶ月前
賃貸オフィスを契約するため、具体的な条件チェックと、入居申し込みの準備を開始します。申込書に書かれた事項を調査した結果、問題なければ契約書を作成します。
■ステップ３－移転３～４ヶ月前
オフィスレイアウトを決定し、各種業者への発注を開始します。
レイアウト図面に則して打ち合わせを行い、設備工事などのスケジュール決定をします。
■ステップ４－移転２ヶ月前
移転先の電話番号などが決まったら、名刺・ゴム印・印章・伝票・封筒などといった社内印刷物・移転案内状を作成するため、各種業者へ発注します。案内状は、移転する２週間前には取引先に届くよう作成しましょう。
各種官公庁への届け出や手続きもスケジュールを組んでおくと良いです。
■ステップ５－移転１ヶ月前
移転が効率的に進むよう、社員に向けて移転説明会を実施します。
スケジュール、手順などをセクション別・個人別に具体的な作業分担を明確にしておくことで、当日の混乱を防げます。
■ステップ６－移転当日
作業進行状況を、関係者と密に連絡を取り合って、効率的に移転しましょう。